¿Cotizan las dietas?. Requisitos para su exención.

¿Cotizan las dietas?. Requisitos para su exención.

¿Cotizan las dietas?. Requisitos para su exención. Todos sabemos que las dietas son un concepto extrasalarial. Es decir no retribuyen trabajo, sino gastos del trabajador que son necesarios para llevar a cabo su trabajo fuera del centro: desplazamientos, manutención y hospedaje con los más habituales. Cuando es así, dichas dietas se encuentran exentas de cotización a la Seguridad Social (art. 23.2.A) y de retención a Hacienda.

¿Cotizan las dietas?. Requisitos para su exención. Cotización a la Seguridad Social.

Aquellas asignaciones que pretendan cubrir gastos de manutención y estancia, así como los gastos de locomoción, cuando correspondan a desplazamientos del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo para realizarlo en lugar distinto, en los términos y en las cuantías que establece el artículo 23.2.A del Real Decreto 2064/1995, estarán exentas de cotización. Por tanto, no existen obligación de incluir estas cantidades en la base de cotización del trabajador ni de cotizar por ellas a la Seguridad Social, lo que a priori, supone un ahorro para la empresa.

Sin embargo, si la empresa no puede acreditar los desplazamientos del trabajador, lo que previamente suponía un ahorro, acaba siendo un gasto doble. La Inspección de Trabajo suele investigar los conceptos exentos de cotización, como las dietas, y solicita a las empresas la justificación documental de los desplazamientos del trabajador. Todo ello para verificar que dichas cantidades no deben incluirse obligatoriamente dentro de la base de cotización. Y sanciona en caso de que no se cumplan los requisitos de la exención.

Por tanto, la empresa debe actuar con cautela en cuanto a:

  • Los límites que pueden ser considerados como dietas según la legislación vigente.
  • La guarda y custodia de los documentos que demuestren los desplazamientos del trabajador durante el plazo de prescripción de cuatro años.

Retención a Hacienda.

Asimismo, las dietas se encuentran exentas del pago impuestos directos por parte del trabajador (IRPF) pero sí son deducibles como gasto para la empresa (impuesto sobre sociedades), siempre y cuando se cumplan los requisitos que señala el artículo 9 del Reglamento del Impuesto.

Además de los límites y acreditación de los desplazamientos del trabajador, la Agencia Tributaria dispone de unas reglas especiales para los distintos supuestos en los que se pueda dar controversia en cuento a la retención o exención de las dietas. Muy interesantes a la hora de estudiar por parte de la empresa si las dietas se encuentran exentas o no de retención IRPF.

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