Arranco mi actividad como autónomo y no son pocas las dudas. ¿Por dónde debo empezar?, ¿qué documentación debo tramitar en primer lugar?, ¿ante qué organismos?, ¿de qué forma? y ¿en qué plazos?, ¿cuál es el calendario fiscal del autónomo?. En esta pequeña guía te lo aclaramos todo.

 

CERTIFICADO DIGITAL

 

Antes de nada te recomendamos obtener tu certificado digital para poder llevar a cabo todos los trámites de forma telemática. Muchos de ellos ya son obligatorios cumplimentarlos de esta manera. Con ello ahorrarás mucho tiempo y dinero en desplazamientos. Para ello, deberás dirigirte a una de las entidades certificantes que existen en el mercado y obtener tu certificado digital válido. Este paso, junto con la elaboración de tu plan de negocio, deberán ser, sin duda, los pasos iniciales para iniciar tu actividad como autónomo.

 

EL PRIMER PASO COMIENZA EN HACIENDA

 

Lo primero que debes hacer es cursar tu alta en Hacienda- Agencia Tributaria- mediante el modelo 037, que puedes presentar de forma telemática en la Sede Electrónica, utilizando tu certificado digital. Por tanto, sin necesidad de desplazamientos.

Desde luego, se trata de un formulario que determinará, a partir del momento de su presentación, los plazos y los modelos que el autónomo debe cumplir frente a hacienda. También podremos aprovechar el mismo para solicitar nuestra inclusión en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), para aquellos autónomos que vayan a trabajar con clientes o proveedores fuera de España, dentro de la UE. Y así evitar que el IVA extranjero les perjudique.

También podemos configurar nuestro régimen en materia de retenciones y pagos a cuenta, IVA e IRPF. Existen, fundamentalmente, dos grandes tipos de imposiciones derivadas de tu actividad: una directa, que grava el beneficio que obtengas mediante la declaración de la renta o IRPF. Y otra indirecta mediante el IVA.

 

Actividades económicas o profesionales ( modelo 037 )

 

Por último, decirte que deberás tener claro qué actividad o actividades (económicas y/o profesionales) vas a llevar a cabo. Y si las realizarás dentro de un local determinado o fuera de él. Así como el encuadramiento de las mismas dentro del IAE, mediante el oportuno epígrafe. Lo que permitirá, en su caso, que dichas actividades se ejerzan de forma objetiva (módulos) o directa (ingresos – gastos). La estimación directa permite a su vez una modalidad simplificada y otra normal.

Por todo esto, es muy aconsejable acudir a un profesional para que nos oriente en la presentación de este primer paso. O, mejor aún, que nos lo deje ya presentado. El plazo para la presentación del mismo es de un mes, desde el inicio de la actividad. 

 

Pídenos presupuesto sin compromiso

 

EL SEGUNDO PASO ES LA SEGURIDAD SOCIAL

 

Es en la Tesorería General de la Seguridad Social, donde, una vez dispongas de tu alta censal presentada y firmada -modelo 037-, deberás cursar tu alta como trabajador autónomo.

Igualmente, de forma telemática, a través de tu certificado digital y en la sede electrónica de la Seguridad Social, verás que es relativamente sencillo darse de alta en autónomos sin realizar desplazamientos.

Tu régimen será el REGIMEN DE TRABAJADORES AUTÓNOMOS, comúnmente conocido como RETA, que se contrapone al Régimen General que ostentan los trabajadores por cuenta ajena o asalariados. Indicarás igualmente tus datos y la cuenta bancaria donde domicilies tu actividad. En ella, la administración te cargará la cuota mensual de autónomos, el último día de cada mes, que incluye las cotizaciones que deberás pagar para tener cubiertas tus prestaciones sociales: incapacidad temporal, incapacidad permanente, desempleo, jubilación. Se trata pues de tu seguridad social, independiente de la de tus empleados.

 

Base de Cotización

 

Asimismo, podrás elegir la base por la que quieres cotizar: base de cotización, aunque debo avisarte de que existe un límite mínimo y otro máximo: las bases de cotización mínimas y máximas aprobadas por el Gobierno anualmente en la Ley de Presupuestos Generales del estado. Dependiendo de la base que elijas, tus prestaciones serán más o menos altas. A la base de cotización se le aplicará un tipo fijo y el resultado será el recibo que la Seguridad Social domicilie en tu cuenta de forma mensual. El tipo fijo a aplicar también se aprueba en la misma Ley de Presupuestos.

Conviene que conozcas dicha cantidad para incluirla en tu plan de negocio o contabilidad de forma previa, ya que se trata de un gasto fijo o recurrente y nada desdeñable. Mientras dure tu alta en el censo de empresarios de hacienda -modelo 037- durará la obligación de pagar esta cuota mensual.

Una vez curses tu baja en hacienda, mediante el mismo modelo 037, entonces podrás cursar también tu baja en la Seguridad Social (paso inverso a este que te proponemos aquí). Podemos decir que ambos pasos van de la mano. Este proceso es lo que comúnmente se denomina «darse de baja en autónomos».

 

OBLIGACIONES DE CARÁCTER FISCAL

 

Si bien el autónomo no tiene obligación de presentar cuentas anuales ni depositarlas en el Registro Mercantil, ni de llevar una contabilidad adaptada al Plan General. Sí debe llevar un registro de operaciones de acuerdo con la normativa mercantil (Código de Comercio) y la normativa tributaria. Concretamente, deberás llevar un libro registro de facturas emitidas, otro de facturas soportadas y otro de bienes de inversión, que hacienda podrá requerirte en cualquier momento.

Igualmente, deberás llevar a cabo la amortización de tus activos. Por lo que, sí necesitarás tener ciertos conocimientos contables, aunque de forma simplificada. Pues no es necesaria la llevanza de cuentas de tesorería, aunque sí es recomendable.

 

IVA ( modelos 303, 390, 349 y 347 )

 

El IVA es un tributo neutro para el empresario. O, al menos, nació con ese espíritu. De tal forma que, no debe suponer un gasto para el autónomo. Sino para el consumidor final, operando los autónomos como meros intermediarios y recaudadores ante hacienda.

Por eso, es fundamental entender que cuando emitas tus facturas de venta, no consideres el IVA emitido como un ingreso para ti, pues no lo es. Aunque lo recaudes, pertenece a hacienda. Siendo un impuesto europeo, cada Estado Miembro tiene potestad para establecer los tipos aplicables.

En España, hay tres tipos fundamentalmente: el normal (21% actualmente), el reducido (10% actualmente) y el superreducido (4% actualmente). También existen regímenes especiales donde el autónomo sí asume parte de la carga del IVA. Como por ejemplo el REBU (Régimen Especial de Bienes Usados). Donde el IVA se extrae directamente del margen que arroja cada operación y no existe obligación de consignarlo de forma separada e independiente en la factura. Si no que el P.V.P. lleva ya el IVA incluido.

También existen distintos recargos de equivalencia fijados para aquellas actividades objetivas (módulos), que se añaden al tipo aplicable. Otro supuesto que puede darse es que lleves a cabo varias actividades gravadas con distintos tipos de IVA. O incluso llevar a cabo actividades sujetas y otras exentas, dando lugar a la regla de la prorrata del IVA. Sin duda, es el IVA el tributo más complejo actualmente. Los modelos que deberás presentar y sus plazos te los resumimos más abajo, en un cuadro.

 

IRPF ( modelos 111, 190, 115, 180, 130/131 y 100 )

 

El IRPF es el impuesto que grava la renta del autónomo. O, mejor dicho, sus beneficios. Debemos saber que en dicho impuesto confluyen tanto aquellas operaciones llevadas a cabo en el ejercicio de una actividad. Como aquellas otras que generen renta y que se encuentren dentro de la esfera privada del autónomo, ajenas a su actividad.

No obstante, la actividad como autónomo cuenta con una página específica dentro de la declaración de la renta. Donde podrás incluir las sumas anuales de tus operaciones de venta, compra y otros gastos, fundamentalmente. La declaración de la renta se presenta de forma anual y el último día para su presentación es el 30 de junio del ejercicio siguiente a aquel que se pretende declarar. Este tributo tiene, además, diversos pagos a cuenta y retenciones, que deberás tener presentes. Los modelos que deberás confeccionar y sus plazos te los resumimos más abajo, en un cuadro.

 

OBLIGACIONES DE CARÁCTER LABORAL

 

Asimismo, además de las obligaciones fiscales del autónomo, no debemos descuidar las obligaciones laborales o sociales, con trabajadores y Seguridad Social, como son, la confección mensual de nóminas y seguros sociales de nuestros trabajadores, el pago de salarios o el envío de los ficheros de bases para el cálculo de los boletines de cotización por parte de la Seguridad Social, entre otros muchos trámites.

Los plazos para la confección y el pago de salarios vienen reflejados en los convenios colectivos de cada sector o actividad. Sin embargo. el envío de datos de cotización a la seguridad social se suele llevar a cabo el primer día hábil del mes siguiente al que queremos obtener los boletines. A partir de ese momento, entramos en una dinámica de aceptación de borradores y modificación de datos con la seguridad social, hasta llegar a obtener los boletines definitivos y correctos que quedarán registrados en la administración. Y pasamos a domiciliarlos (plazo máximo: día 22 del mes siguiente, salvo febrero y diciembre: día 20). O bien a solicitar el pago electrónico de los mismos (hasta las 20 horas del último día del mes)Por tanto el pago de cotizaciones a la Seguridad Social se lleva a cabo a mes vencido.

 

Cursar el alta de los nuevos trabajadores

 

Tampoco debemos olvidar en este apartado la necesidad de cursar el alta de los nuevos trabajadores de forma previa (hasta sesenta días antes), o bien el mismo día en que comienzan a prestar sus servicios. Así como comunicar los contratos de trabajo en el organismo correspondiente de empleo.

Sin embargo, para cursar la baja de trabajadores, por despido, fin de obra o cese de contrato, llevaremos a cabo la comunicación de la misma durante los tres días naturales siguientes al cese. Para cubrir todas estas necesidades deberás contar con un programa de nóminas y un pequeño curso de formación. O bien contratar los servicios de un experto, que es lo que yo te recomiendo.

Por precio, por tiempo y por eficacia la opción de externalizar estos servicios es la elegida por casi la totalidad de autónomos. Salvo que tengan conocimiento en materia laboral, fiscal o contable. En cuyo caso pueden asumir ellos mismos esta labor. Aun así, recomendamos contratar con un asesor externo para que el autónomo pueda dedicar el 100% de su tiempo a lo que de verdad le interesa: hacer crecer su economía. Te lo explicamos todo en nuestro vídeo explicativo de nuestro servicio: Empresa 360.

Asimismo, es obligatorio contar con una evaluación de riesgos laborales llevada a cabo por un técnico en la materia, además de muy conveniente, para evitar responsabilidades de tipo administrativo y penal. Esta obligación y responsabilidad legal se agrava aun más en ciertas actividades consideradas «de riesgo», por lo que en estos supuestos la evaluación de riesgos debe adquirir mayor relevancia dentro del apartado laboral de la actividad ya que, no olvidemos, el autónomo responde personalmente con todo su patrimonio presente y futuro, en contraposición con otras formas de ejercer la actividad como pueden ser las sociedades mercantiles.

 

CALENDARIO FISCAL DEL AUTÓNOMO 

 

Debido al gran número de modelos que te afectan, y por no hacer esta guía demasiado extensa, vamos a dedicar un monográfico de cada modelo, de forma progresiva, de aquí al próximo mes de enero, por lo que deberás estar muy atento a nuestros canales. En este pequeño cuadro resumimos los modelos y autoliquidaciones más básicos y necesarios para los autónomos. Pero no te confíes, siempre deberás conocer a fondo todos los modelos que debes presentar. Existen muchos otros que también pueden afectarte, dependiendo de tu actividad, tipo de estimación o volumen de actividad. Por lo que te recomendamos hacer un estudio y análisis previo de los mismos de la mano de un asesor tributario o un experto en la materia. Analizamos únicamente la modalidad trimestral y más usual para este perfil de contribuyentes:

 

calendario fiscal del autónomo

OTRAS OBLIGACIONES DEL AUTÓNOMO

 

Ya por último, el autónomo, como empresario que es, debe también contar con asesoramiento en materia de protección de datos o contratación civil y mercantil, entre otras. Por lo que es muy conveniente que pida ayuda a un bufete de abogados, experto en estas materias y muchas otras. 

En Bufete Pérez Ocaña, somos un asesor legal de referencia. Encontrándonos capacitados para el asesoramiento legal del autónomo en cualquier tipo de eventualidad que te pueda surgir. ¿Necesitas que te ayudemos? Consulta con nosotros.