Legalización de libros

Ha llegado el momento de legalizar los libros de tu empresa. Es el Código de Comercio el que establece y regula dicha obligación legal del empresario (artículo 27 y ss.). Sin embargo, pueden quedarte muchas dudas al respecto, por eso aquí y ahora las resolvemos.

Qué libros debo presentar a legalizar

Los libros que una sociedad debe legalizar se dividen en dos grupos fundamentalmente: libros contables y libros sociales.

Los libros contables son aquellos que reflejan el resultado de las cuentas anuales formuladas por los administradores de las sociedades. Cada 31 de marzo del ejercicio siguiente, los administradores deben formular las cuentas para la elevación y aprobación de las mismas por el órgano supremo de la sociedad: La Junta General de socios o accionistas. Decimos el 31 de marzo pues lo normal es que el ejercicio social corresponda con el año natural. Pero en el supuesto de que el ejercicio económico de la sociedad no coincida con el año natural, entonces será el último día de los tres meses siguientes al cierre de dicho ejercicio económico.

En cualquier caso, los administradores tienen obligación legal de formular las cuentas y emitir los libros contables que deberán tener como mínimo el siguiente contenido: Cuenta de resultados (PYG), Balance de situación, Balance de sumas y saldos acumulativo trimestral o mensual, diario y memoria.

Todo ello de acuerdo a la normativa específica, es decir, el Plan General de Contabilidad, que establecerá si la empresa debe llevar a cabo la confección de estos documentos contables de forma abreviada o normal. Si la sociedad está obligada a auditar sus cuentas, entonces deberá esperar al informe del auditor para legalizar los libros contables.

Sin embargo, los libros sociales, sí deben presentarse a legalizar inexcusablemente en el plazo legal que luego mencionaremos. Se trata del libro de socios o registro de acciones nominativas, libro de actas de la Junta, libro de actas del Consejo, libro registro de contratos, etc. En definitiva, cualquier libro social de la compañía que haya sufrido algún cambio o modificación en su contenido. Basta con aportar a la legalización, únicamente, aquellos documentos que formando parte del libro social, sean nuevos y se hayan confeccionado en el ejercicio económico en cuestión, ya que los anteriores ya fueron presentados en ejercicios pasados. Por tanto, cada año se van encadenando las distintas legalizaciones de libros para tenerlas siempre al día.

Cuándo debo presentar la legalización de libros

La legalización de libros es obligatorio presentarla dentro del mes siguiente a la formulación de las cuentas por parte de los administradores de la sociedad. Es decir, por regla general, si el ejercicio económico coincide con el año natural, será dentro del mes de abril del ejercicio siguiente al que se pretende legalizar.

Siempre se legaliza un ejercicio económico completo que puede coincidir, o no, con el año natural. De este modo se van presentando todos los años a legalizar los libros contables y sociales de la empresa, para poder cumplir con esta obligación legal que incumbe a los administradores.

Donde y cómo debo presentar la legalización de libros

La legalización de libros se debe presentar en el registro mercantil del domicilio social de la la empresa (sociedad mercantil). En el registro mercantil suele existir una sección especial para la legalización de libros.

Antiguamente la legalización de todos los libros se llevaba a cabo en papel, por lo que el administrador debía previamente comprar los libros nuevos en papel. Se solía hacer en el momento de la constitución de la sociedad, para posteriormente irlos confeccionando y legalizando año tras año.

Actualmente, se utiliza un sistema de legalización de libros telemático, mediante una aplicación web denominada Legalia, mediante la cual los registros mercantiles de España han dado una solución bastante eficaz a este trámite.

Los libros se generan en cualquier formato electrónico y posteriormente se pasan al formato de la legalización. Este formato es PDF. Una vez generados se van introduciendo en la aplicación para, por último, generar unos códigos y enviarlos al registro de forma telemática y segura. El envío se realiza mediante certificado digital o usuario registrado. Por tanto, es necesario contar con certificado digital de la empresa o bien llevar a cabo una autorización especial con el registro mercantil correspondiente: usuarios registrados.

En caso de haber cometido un error en la legalización, es posible enmendarla aportando el libro de que se trate. Se hace de forma correcta, pinchando en la casilla de rectificación habilitada a tal efecto. Así el registro tratará dicho envío como una rectificación o modificación de un libro presentado anteriormente, y no como uno nuevo. Esto es muy útil en el caso de que exista la modificación de un libro, como decimos, enmendando algún tipo de error o incidencia.

Qué ocurre si no presento la legalización de libros

Existen sanciones para la no presentación de la legalización de libros y también para la presentación de la legalización de libros fuera de plazo, aunque esta segunda es muy inferior a la primera.

La sanción puede ser doble: por un lado viene del ICAC: multa por importe de 1.200 a 60.000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción. Por otro lado puede existir igualmente una sanción tributaria (AEAT), aunque ésta es muy inferior: 300 euros máximo.

Para evitar este tipo de multas, el administrador debe siempre tener en cuenta la correcta confección en plazo de los libros, y tramitar su legalización de forma correcta: en tiempo y forma.

En nuestro Bufete estamos convencidos de que seguir las obligaciones legales en cuanto a la legalización de libros, no solo implica la ausencia de riesgos económicos por sanciones, sino que además refleja la impecable gestión llevada a cabo por el administrador. Este dato es muy tenido en cuenta por los inversores que compran sociedades y empresas.

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